Obsah:
- Zistite, čo robiť so všetkým, čo dostanete v Gmaile
- Čo je archivácia?
- Čo je mazanie?
- Prečo by ste mali archivovať svoje e-maily
- Ako archivovať e-mail v službe Gmail v systéme Android
Zistite, čo robiť so všetkým, čo dostanete v Gmaile
Čo je archivácia?
Akcia archivovania e-mailov v Gmaile ich vedie a ukladá do priečinka, kde bude naďalej existovať, ale už nebude rušiť vašu doručenú poštu. Najlepšie na tom je, že v prípade potreby bude v budúcnosti stále prístupná. Gmail túto úlohu zvládne fantasticky, pretože používateľom umožňuje rýchlo a ľahko archivovať svoje e-maily.
Čo je mazanie?
Ak sa rozhodnete e-mail odstrániť, odošle sa do koša. Tento priečinok slúži ako záloha len pre prípad, že ste nechceli skutočne zbaviť e-mail. Niektorí ľudia tiež používajú priečinok koša ako skládku e-mailov, ktoré nepovažujú za dostatočne dôležité na to, aby mali v doručenej pošte. Problém je v tom, že Gmail automaticky odstráni poštu umiestnenú do koša po 30 dňoch. Takže pri použití priečinka koša ako nástroja na vyčistenie doručenej pošty sa môže zdať ako dobrý nápad, stačí vedieť, že pravdepodobne stratíte e-mail, ktorý by ste mohli potrebovať v budúcnosti.
Prečo by ste mali archivovať svoje e-maily
Povedzme, že s niekým konverzujete a vymieňajú sa informácie, napríklad adresa alebo telefónne číslo. V tom okamihu si môžete zapísať alebo uložiť všetko, čo potrebujete, takže sa rozhodnete konverzáciu vymazať, pretože nevidíte bod, ktorý by už viac neovládal vašu doručenú poštu.
Teraz si predstavte, aké množstvo času by ste nikdy nemuseli pozerať na konverzáciu alebo získať informácie z týchto e-mailov, ale z nejakého dôvodu to teraz robíte. Ak ste odstránili vlákno e-mailu, nebudete sa môcť obzerať späť a ľahko nájsť to, čo hľadáte. Ak e-mail archivujete, už ho nebudete musieť vidieť, ako sedí vo vašej doručenej pošte, ale budete mať pokoj aj s vedomím, že ak ho potrebujete, rýchle vyhľadávanie vám ho prinesie späť.
Všetky archivované e-maily sa navyše nachádzajú v priečinku „Všetky správy“, ktorý nájdete v priečinku navigácie. E-maily nie sú usporiadané po archivácii, ale ak potrebujete rýchly prístup k nedávno archivovanej e-mailovej správe, bude sa nachádzať v hornej časti zoznamu.
Ako archivovať e-mail v službe Gmail v systéme Android
Existujú tri rýchle a jednoduché spôsoby archivácie e-mailov. Dve z týchto metód slúžia na archiváciu jednotlivých e-mailov a tretí spôsob, ako vybrať viac e-mailov a archivovať ich na neskoršie použitie.
Najrýchlejší, najjednoduchší a najnebezpečnejší spôsob archivácie e-mailov je presunutím prstom preč pri prezeraní zoznamu všetkých vašich e-mailov v doručenej pošte. Keďže väčšina používateľov systému Android používa na prístup k navigačnému priečinku posunutím prstom z ľavého okraja obrazovky, je ľahké náhodne odoslať e-maily na archiváciu. Našťastie hneď po prejdení e-mailom vám Gmail umožňuje vrátiť vašu akciu späť stlačením tlačidla Späť, ktoré sa po archivácii objaví na niekoľko okamihov.
V nastaveniach služby Gmail môžete túto funkciu rýchlo vypnúť, ak to urobíte veľa náhodou alebo ak túto funkciu nepotrebujete. Ak to chcete urobiť, otvorte navigačný priečinok, posuňte zobrazenie nadol do spodnej časti, kde sa nachádzajú nastavenia, zadajte všeobecné nastavenia a druhá možnosť zhora vám dáva možnosť zapnúť alebo vypnúť funkciu „prejsť prstom na archiváciu“.
Druhý spôsob, ako archivovať e-maily, je pri prezeraní jednotlivého vlákna správy. Po prečítaní obsahu e-mailu vás na paneli úloh privítajú viaceré možnosti. Jedna z viacerých ikon, ktoré na vás čakajú, je ikona, ktorá sa javí ako krabica so šípkou smerujúcou nadol. Toto je tlačidlo archivácie. Ak vyberiete túto možnosť pri prezeraní e-mailu, pošleme vás späť do vašej doručenej pošty a na spodnej časti obrazovky sa na niekoľko sekúnd zobrazí stav, ktorý vám oznámi, že e-mail bol archivovaný. Ak ste nechceli archivovať e-maily, opäť existuje tlačidlo Späť, ktoré umožňuje vybrať, aby sa váš e-mail vrátil na pôvodné miesto.
Nakoniec, ak prechádzate poštou a rozhodnete sa, že je čas ju naozaj vyčistiť, posledná metóda to urobí rýchlo a ľahko. Pri pohľade na doručenú poštu v zobrazení zoznamu môžete kliknúť na obrázok odosielateľa (zvyčajne na farebný rámček s prvým písmenom mena odosielateľa vo vnútri) alebo dlhým stlačením e-mailu ho vybrať.
Pokračujte v procese výberu ďalších e-mailov a po výbere všetkého, čo chcete archivovať, kliknite na tú istú ikonu poľa so šípkou smerujúcou nadol, ktorá sedí na paneli úloh. Rovnako ako posledná metóda, hneď po archivácii e-mailov sa v dolnej časti obrazovky zobrazí stav, v ktorom vás informuje, že archivujete množstvo e-mailov a máte možnosť vrátiť späť svoju akciu.
Ak sa obávate, že by ste mohli omylom archivovať alebo odstrániť e-maily niektorou z vyššie uvedených metód, Gmail vám umožňuje zapnúť funkciu, ktorá pridáva ďalší krok k archivácii alebo odstráneniu e-mailov. Toto oprávnenie pridá vyskakovacie dialógové okno, ktoré sa objaví, keď sa pokúsite odstrániť alebo archivovať e-mail, ktorý bude vyžadovať potvrdenie, že skutočne chcete dokončiť vybratú akciu.
Ak ju chcete zapnúť, otvorte navigačný priečinok, posuňte zobrazenie nadol na nastavenia, vyberte všeobecné nastavenia a v dolnej časti ponuky sú dve začiarkavacie políčka, ktoré umožňujú potvrdenie pred odstránením a archiváciou.
Vďaka týmto novým poznatkom o archivácii a mazaní budete mať doručenú poštu v Gmaile vyčistenú a efektívnejšiu, a to všetko bez toho, aby ste sa nikdy zbavili informácií, ktoré budete niekedy potrebovať.
